مدیریت ریسک را از دورهٔ استخدام کارکنان آغاز کنید
مدیریت ریسک را از دورهٔ استخدام کارکنان آغاز کنید
آموزش مدیریت ریسک را در دورهٔ آشناسازی کارمندان تازه وارد بگنجانید تا به پایهریزی ذهنیت مدیریت ریسک در آنان از همان روز نخست کمک کنید.
- مدیریت عملکرد مؤسسه
- سرمایهٔ انسانی
- عملیات مؤسسه
همهٔ ما این موقعیت را از سر گذراندهایم: روز نخست در یک شغل تازه. هم کارمند تازهوارد و هم کارفرما میخواهند همه چیز را عالی آغاز کنند. زمان، کوشش و منابع فراوانی برای رسیدن به “روز نخست” هزینه شده و اکنون این تلاش از یافتن یک گزینهٔ مناسب به راهنمایی و شکلدادن او برای تبدیل شدن به یک کارمند سزاوار تغییر میکند. گنجاندن مدیریت ریسک در فرآیند آشناسازی — که نخستین تصویر واقعی یک مؤسسه، بیرون از فرآیند مصاحبه است — میتواند بنیانی برای ایجاد فرهنگی بسازد که ذهنیت مدیریت ریسک را درک کرده و در خود جای دهد. درونریزی آگاهی از ریسک به عنوان ویژگی ذاتی فرهنگ یک مؤسسه، که از روز نخست در نگرش حرفهایهای آن ریشه دوانده باشد، میتواند ریسک ادعای مسئولیت حرفهای برای مؤسسه را کاهش دهد.
یک ارکستر حسابداری
همه در یک مؤسسه نقشی در مدیریت ریسک دارند. یک مؤسسهٔ حسابداری را همچون یک ارکستر در نظر بگیرید. در یک ارکستر، نوازندگان و سازهای بسیار گوناگونی هماهنگ با هم کار میکنند تا چیزی بزرگتر از آنچه یک تکنواز میتواند به دست آورد، بیافرینند. بخشهای گوناگون — مانند سازهای بادی برنجی، کوبهای، بادی چوبی و زهی — همانند حوزههای کاری متفاوت در یک مؤسسهٔ حسابداری هستند — مانند حسابرسی، مالیات، خدمات مشاورهای و پشتیبانی اداری. یک نوازندهٔ خارج از ریتم یا کوک میتواند یک سمفونی را نابود کند، درست همانگونه که کنشهای یک کارمند میتواند در معرض مسئولیت حرفهای ناخواسته برای کل مؤسسه قرار دهد. این نمونهها را در نظر بگیرید:
- دو عضو تازهکار یک تیم اجرایی، در حین کار میدانی، با یکدیگر پیامهای فوری رد و بدل کردند و از این گله داشتند که مدیرشان «هیچوقت» برای پاسخ به پرسشها در دسترس نیست. یکی از آنان به شوخی گفت که میتوانند فقط «هر طور که پیش رفتند، [کار را] جور کنند». یک اختلاف پیش آمد و ارتباطات داخلی مؤسسه در پاسخ به یک احضاریهٔ دادگاهی ارائه شد. بینیاز به گفتن است که این اظهارات غیررسمی، بازتاب بسیار بدی بر فرآیندهای بازبینی و نظارت مؤسسه داشت.
- یک مدیر و یک همکار ارشد در یک رستوران نزدیک محل کار مشتری در حال خوردن ناهار بودند و آشکارا در مورد پروژه گفتوگو میکردند. ناآگاه از این موضوع، مدیرعامل مشتری در میزی نزدیک آنها نشسته بود و مؤسسه را به دلیل این بیملاحظگی و ناتوانی در حفظ رازداری اطلاعات مشتری، برکنار کرد.
- یک نیروی تازهوارد که از شغل تازهاش هیجانزده بود، این خبر را در یک شبکهٔ اجتماعی حرفهای به اشتراک گذاشت و در پست خود، نام مؤسسهٔ حسابداری آیندهاش و سمتش را ذکر کرد. این فرد اندکی پس از تاریخ شروع کار، رایانامهای دریافت کرد که ادعا میشد از سوی بخش منابع انسانی است و از او درخواست میکرد مدارک استخدامی و اطلاعات بانکی خود را برای «پردازش ویژه» مربوط به نخستین دستمزدش ارائه دهد. افسوس که نخستین درس این فرد تازهوارد در مؤسسه، این بود که چگونه یک حملهٔ کلاهبرداری اینترنتی را شناسایی کند.
مدیریت ریسک را در آموزش نیروهای تازهوارد بگنجانید
نیروهای تازهوارد، اطلاعات بسیاری برای جذب در دورهٔ آشناسازی دارند: خطمشیهای منابع انسانی، قوانین استقلال و دوری از تعارض منافع، و آموزشهای حوزهٔ تخصصی. افسوس که نقش کارمند تازه در مدیریت ریسک مسئولیت حرفهای، اغلب نادیده گرفته میشود. با این حال، از آنجا که هر کسی میتواند از روز نخست مؤسسه را در معرض ریسک قرار دهد، مؤسسات خردمندانه عمل میکنند اگر موضوعات ویژهای از مدیریت ریسک را که ممکن است اثر فوری داشته باشند در اولویت قرار دهند، همچون:
- ذهنیت مدیریت ریسک: کارکنان تازه، بهویژه آنان که تازه کار خود را آغاز کردهاند، شاید درک دشواری از نقش مهم خود در مدیریت ریسک داشته باشند. بدون در نظر گرفتن حوزهٔ تخصصی، همهٔ کارکنان تازه را با مفهوم «پرسشگری حرفهای» آشنا کنید. پرسیدن این از خود که «اینجا چه چیزی ممکن است نادرست پیش برود؟» و به دنبال آن «برای کاستن از آن چه میتوانم بکنم؟» میتواند به آنان کمک کند تا آگاهی از ریسک را در کنشهای روزمرهٔ خود بیاورند.
- پروتکلهای ارتباطی: بر اهمیت حرفهایبودن در همهٔ شکلهای ارتباط نوشتاری، مانند رایانامه، پیامک، پیامهای فوری، پستهای شبکههای اجتماعی و جز اینها پافشاری کنید. تأکید کنید که هر گونه سند و مدرکی ممکن است در فرآیند افشای حقوقی قرار گیرد.
- رازداری اطلاعات مشتری: بر نیاز به نگهبانی از اطلاعات مشتری در همهٔ زمانها، بهویژه در محیطهای همگانی و هنگام بهکارگیری برنامهها و ابزارهای شخص سوم تأکید کنید.
- پروتکلهای مستندسازی: مستندسازی نه تنها برای انجام خدمات حرفهای بایسته است، بلکه در پدافند از ادعاهای مسئولیت حرفهای نیز بسیار کارساز است. نیروهای تازهوارد را در مورد پروتکلهای مستندسازی مؤسسه آموزش دهید، از جمله زمان، محتوا و جایگاه مستندسازی.
- آگاهی از امنیت سایبری: پروندههای مؤسسات حسابداری و مشتریان آنان، هدفهای دلخواهی برای بزهکاران سایبری هستند و هر کسی در مؤسسه میتواند هدف یک کلاهبرداری اینترنتی قرار گیرد. اهمیت هوشیاری همیشگی، چگونگی شناسایی کلاهبرداریهای احتمالی و نیاز به تأیید درستی فرستنده یا تماسگیرنده پیش از عمل به یک درخواست برای اطلاعات یا کنش را به آنان منتقل کنید.
- چگونگی و زمان ارجاع مسائل: یک ویژگی همسان در هر کسبوکاری این است که نیروهای تازهوارد پرسشهای فراوانی خواهند داشت. برخی از آنان به بی آزاری «جایگاه چاپگر کجاست؟» خواهند بود، در حالی که برخی دیگر ممکن است اثرگذارتر باشند، مانند «آیا این به نظرتان درست میآید؟» به نیروهای تازهوارد راهنمایی دهید که چگونه پرسشها یا مسائل، هم برای کارهای پروژه و هم امور مؤسسه، باید به سطوح بالاتر ارجاع داده شوند. این موضوع را به ذهنیت مدیریت ریسک پیوند دهید تا تازهواردان درک کنند چه زمانی و چرا ممکن است نیاز به ارجاع یک موضوع باشد. از همه مهمتر، بر اهمیت مشورت و همکاری برای کمک به اطمینان از این که نیروهای تازهوارد در برانگیختن مسائل در هنگام نیاز احساس آسایش میکنند، پافشاری کنید.
‘اگر نتوانی مطلبی را به سادگی توضیح دهی، آن را به اندازهٔ کافی درک نکردهای’
این گفته که بهگونهٔ گستردهای به «آلبرت انیشتین» نسبت داده میشود، در آموزش نیروهای تازهوارد یک مؤسسه کاربرد دارد. اگر مؤسسه، اشتیاق خود به ریسک، چگونگی اجرای آن از راه پروتکلهای مدیریت ریسک، و این که آیا کارکنان کنونیاش نقش خود در مدیریت ریسک را درک میکنند یا نه، نداند، چگونه میتواند آن را به یک نیروی تازهوارد بیاموزد؟ مؤسسات باید بردباری کلان خود در برابر ریسک را درک کرده و همچنان که حرفه و صنعت دگرگون میشوند، به گونهٔ دورهای پروتکلهای ریسک مؤسسه را برای همسویی با اشتیاق ریسک مؤسسه بازبینی کنند. هنگامی که مؤسسه پروتکلهای مدیریت ریسک را برپا کرد، باید انتظارات را به همهٔ کارکنان منتقل کند تا به یکدستی و اجرای کامیابآمیز آن کمک کند.
گفتوگوی پیوسته
همه در مدیریت ریسک نقشی دارند، و آنان که به ارائهٔ خدمات به مشتری نزدیکتر هستند شاید دیدگاه یگانهای پیش بگذارند. «راهنمایی وارونه» را در نظر بگیرید تا به برافراشته شدن اندیشههای تازه مربوط به فرآیندهای مدیریت ریسک مؤسسه کمک کنید. راهنمایی وارونه، اعضای تازهکار را با اعضای پایهگذار و کهنهکارتر مؤسسه جفت میکند، با این چرخش که کارمند تازهکار، راهنمای رهبری ارشد میشود. اگرچه ناسنتی، این روش، چشماندازهای گوناگونی در حوزهها ارائه میدهد و نور را بر نقطههای کور احتمالی میافکند، مانند ریسکهای تازه یا در حال تغییر سرچشمهگرفته از دگرگونی در شیوهٔ ارائهٔ خدمات.
آموزش مدیریت ریسک تنها برای نیروهای تازهوارد نیست و با پایان دورهٔ آشناسازی به پایان نمیرسد. مدیریت کارآمد ریسک یک فرآیند پیوسته است، فرآیندی که نیازمند مشارکت کامل همهٔ پرسنل مؤسسه، آموزش پایدار برای کمک به اطمینان از این که انتظارات همواره در بالای اندیشه نگهداشته میشوند، و اجرای یکپارچه در همهٔ پروژهها و حوزههای تخصصی است.
این مقاله اطلاعاتی ارائه میدهد، نه پیشنهاد یا دیدگاه. این اطلاعات تا اندازهٔ دانش نویسنده در تاریخ مقاله درست است. این مقاله نباید به عنوان جایگزینی برای سفارشهای یک متخصص حرفهای بهکارگرفتهشده نگریسته شود. چنین گفتوگویی برای بهکارگیری این ماده در هر موقعیت ویژهای پیشنهاد میشود.
نظرات کاربران